Organisatieontwikkeling ‘Nieuw Velsens Peil’
In 2016 zijn nieuwe accenten gezet op het gebied van het ontwikkelen van de organisatie in de komende jaren. De in 2012 ingezette koers om onze organisatie wendbaarder te maken is nog steeds in tact. Een lokale overheidsorganisatie moet in staat zijn om mee te gaan met de permanente dynamiek in de samenleving. Die dynamiek zie je terug in macro-economische ontwikkelingen, in grote verschuivingen in taken tussen overheden, in de steeds sterker wordende regionale samenwerking. En ook in het fenomeen van steeds lagere opkomstpercentages voor lokale verkiezingen, maar de steeds grotere wens van inwoners en bedrijven om op een andere manier betrokken te zijn bij besluiten en ontwikkelingen die hen direct raken. Dit laatste wordt vaak getypeerd als overheidsparticipatie: steeds meer neemt de maatschappij zélf het initiatief om problemen in hun omgeving aan te pakken. De overheid is in die gevallen niet leidend meer, maar volgend geworden op de initiatieven van inwoners. De verhouding tussen bewoners en gemeente wordt niet gekenmerkt door hiërarchie maar is gebaseerd op gelijkwaardigheid. Luisteren naar elkaar en wederzijds respect zijn daarin belangrijke waarden. Aan de andere kant vraagt de overheid ook steeds meer aan haar inwoners om zaken zelf te regelen, met de ‘participatiesamenleving’ als sprekend voorbeeld. De rol van de gemeente verandert. En deze veranderende rol vraagt om nieuwe kennis en vaardigheden binnen gemeenten. Het daagt uit na te denken over de eigen rollen en positie, het loslaten van routines, het benutten van talenten in huis en vooral ook het goed betrekken van je partners. Beleid wordt niet meer achter het bureau gemaakt maar in samenspraak met belanghebbenden, waarbij de ervaringen en informatiepositie van de uitvoeringsonderdelen als richtinggevend moeten worden gezien.
Onze organisatie kenmerkt zich momenteel door stabiliteit, hoge medewerkerstevredenheid en een hoge werkdruk. Het ziekteverzuim stijgt de laatste jaren weer (4,6 % in 2015), al zit het nog steeds onder het landelijke gemiddelde. Ontwikkelingen in de samenleving en een zelf analyse van de organisatie geven drie speerpunten voor de organisatieontwikkeling.
- Efficiënt en effectief organiseren waar het moet. Doelgericht en betrouwbaar.
Ongeacht de hierboven beschreven ontwikkelingen waarbij de overheid steeds meer een partner is die samen met anderen doelen stelt en nastreeft, blijven er onderdelen waar de overheid een monopolist is. Individuele diensten zoals vergunningen, klachten en bezwaren, identiteitsbewijzen, belastingen, bijstandsuitkeringen etc vergen efficiënte en betrouwbare processen. In deze systeemgerichte omgeving van ‘gedwongen’ dienstverlening is relatief weinig ruimte voor maatwerk. Inwoners en bedrijven hebben recht op korte doorlooptijden en betrouwbare diensten en producten. Ook voor veel interne, ondersteunende processen en diensten is deze systeemgerichte, op efficiëntie gefundeerde wijze van organiseren nodig.
- Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, gericht op vertrouwen, en vanuit zelfbewustzijn kunnen reflecteren op eigen gedrag en dat van anderen. Attent.
Alles wat we als organisatie doen met en voor de samenleving, gebeurt door individuele medewerkers. De kracht van onze organisatie zit in de kwaliteit van onze medewerkers. Daar zijn we trots op en die willen we verder ontwikkelen. Vooral op gebied van het kunnen samenwerken met anderen, zowel buiten als binnen de eigen organisatie. Medewerkers die zich bewust zijn van wat er in de omgeving gebeurt, die zelfbewust zijn over de eigen expertise en vaardigheden en die dús open staan voor wat anderen daar nog aan kunnen toevoegen, ongeacht de hiërarchische positie van die ander. Wij zien deze persoonlijke ontwikkeling als belangrijkste impuls voor het doorbreken van de op inhoudelijke vakkennis gestoelde ‘domeinen’, voor de ontschotting die nodig is maatschappelijke opgaven het hoofd te bieden. Vertrouwen in de kracht van medewerkers, gepaard gaand met minder management
- Nieuwe werkwijzen, experimenten, maatwerkoplossingen, gericht op het in verbinding zijn met de buitenwereld. Dynamisch.
Naast de rol van overheid als monopolist die zaken oplegt en bepaalt en dat zo efficiënt mogelijk doet voor zijn klanten, bestaat ook de rol van overheid als partner van inwoners, bedrijven en instellingen die samen met hen maatschappelijke opgaven het hoofd biedt. In deze context gedreven omgeving moeten we in staat zijn verbinding te maken met onze omgeving, open te staan voor ideeën van anderen, ruimte te hebben voor experimenten. We zullen nieuwe manieren moeten vinden om de inwoners en bedrijven invloed te geven op ons beleid en onze uitvoering. In deze omgeving moeten onze medewerkers ruimte hebben om af te wijken van algemene beleidslijnen, om individuele omstandigheden mee te laten wegen in de uitkomst van een proces. Dit vergt niet alleen veel van de vaardigheden van onze medewerkers, maar ook van bestuur en management. Loslaten is dan het credo.
De 3 genoemde speerpunten staan niet los van elkaar en overlappen op onderdelen (zie schema). Als we onze inspanningen op gebied van organisatieontwikkeling richten op deze 3 speerpunten en er resultaten worden geboekt, zal het ‘Peil’ van klanttevredenheid over snelheid en kwaliteit van dienstverlening stijgen. Ook de waardering voor de samenwerking met externe én interne partners zal stijgen. En, zo menen wij, ook de medewerkerstevredenheid zal stijgen. Vandaar dat wij de organisatieontwikkeling de titel ‘Nieuw Velsens Peil’ geven.